" Travailler à l’organisation d’un évènement en période de crise sanitaire, c’est savoir d’où l’on part, imaginer mille possibilités, retenir une solution… et recommencer le lendemain." Avec l'exemple du Forum de la culture scientifique, technique et industrielle, Clarisse Fellmann, chargée de projets événementiels et relations publiques, témoigne de l'importance de réfléchir à de nouvelles manières d'appréhender nos évènements.
En 2021, la 3e édition du Forum de la culture scientifique, technique et industrielle des 25 et 26 novembre, autour du thème « Favoriser l’inclusion et la diversité des publics », et portée par la Direction de la Recherche et de l’Enseignement Supérieur, a été l’occasion d’expérimenter un format d’organisation mixte : une journée entièrement en digital sous forme de plateau TV, pour permettre aux professionnels du secteur de faire un état des lieux (avec un maintien de l’opération quelque soit la situation sanitaire) et une journée en « présentiel » pour réunir ces mêmes professionnels autour d’ateliers-concrets (journée annulée en cas de restrictions).
Si la 2e journée sonnait comme un retour à une forme de normalité et une expérience riche et vivifiante, même sous nos masques, la première a nécessité une toute autre mobilisation.
Maintenir l'attention du participant derrière son écran
Lassé des « visios zoom » et avec un niveau d’exigence de plus en plus important, nous avions conscience de l’importance de donner aux participants l’envie de venir voir mais aussi de rester derrière son écran, en choisissant à la fois une approche techniquement plus qualitative (via un prestataire) et un déroulé dynamique grâce à l’intervention d’un animateur habitué à l’exercice et d’un dessinateur de presse. Si le format est plus propre à l’écran, c’est aussi davantage de prise de risque.
L’enjeu principal d’une telle journée se situe bien dans l’anticipation ! La préparation nécessite une précision absolue pour assurer la fluidité à l’écran : un cadre rigide et précis pour un résultat tout en souplesse…
La nécessité d'expérimenter
Au final, le résultat a été satisfaisant, avec une réelle problématique : jusqu’à quand serons-nous prêts à renoncer aux rencontres « in vivo », continuerons-nous à attirer du public avec un tel format… Si le secteur de l’évènementiel a été bouleversé par la pandémie depuis 2020, l’expérimentation de nouveaux formats de communication évènementielle, elle, ne fait que commencer !
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